RGPD (Règlement général sur la protection des données)

INFORMATION AUX PATIENTS CONCERNANT LE TRAITEMENT DE LEURS DONNEES PERSONNELLES PAR LE CENTRE DE MEDECINE SPECIALISEE DE COURCELLES

Le Centre de Médecine Spécialisée (CMS) porte un intérêt majeur à la protection de la vie privée et des données personnelles de ses patients. Dans le cadre d’une bonne application de la législation en la matière, le CMS souhaite informer les patients au mieux via ce document sur la façon dont leurs données personnelles sont traitées dans le cadre de l’organisation des soins et lorsqu’ils recourent aux services du centre.

Responsables du traitement des données

Le Centre de Médecine Spécialisée (CMS) est responsable du traitement des données personnelles des patients.

Les personnes agissant au nom du CMS sont :

  • Dr Parquier Jean Noël
  • Dr Moerman Carine

Supervision du traitement des données personnelles

La responsabilité centrale et la surveillance des données personnelles incombent au Dr Jean-Noël Parquier et au Dr Carine Moerman.

L’accès et le traitement des données personnelles des patients sont effectués par le personnel habilité ainsi que les professionnels de la santé habilités uniquement. Le personnel concerné est constitué des membres du secrétariat qui sont chargés, notamment, de la transcription des comptes rendus à destination du médecin généraliste du patient.

Les différents utilisateurs n’ont accès qu’aux données personnelles dont ils ont besoin pour l’exécution de leurs tâches au nom du responsable de traitement.

L’ensemble du personnel du CMS qui traite les données personnelles des patients est tenu au secret professionnel et/ou à une obligation de confidentialité.

Un délégué à la protection des données a été nommé au CMS. Ce poste est occupé par le Dr Carine Moerman. Les patients peuvent contacter cette personne pour être informés sur la nature des traitements des données personnelles via l’adresse email : cmscourcelles@skynet.be

Catégories des personnes dont les données sont traitées et méthodes de collecte :

La collecte et le traitement des données personnelles s’appliquent à tous les patients du Centre de Médecine Spécialisée. Ces données sont collectées auprès du patient lui-même par le secrétariat médical ou par le médecin lors de la réalisation des images médicales ou lors du suivi du patient.

Ne sont collectées et traitées, de façon compatible, que les données personnelles indispensables à l’exécution des tâches dont les finalités sont énoncées ci-après.

Catégories des données traitées

Les données personnelles des patients traitées par le CMS sont les suivantes :

  1. données d’identification : nom, prénom, adresse complète, numéro de téléphone fixe, numéro de GSM, date de naissance ;
  2. données administratives : numéro d’affiliation à la mutuelle, données relatives à l’assurance complémentaire en matière de soins de santé ;
  3. données médicales.

Modalités de conservation des données traitées

Les données sont stockées sous la forme de dossier papier et/ou électronique (par enregistrement au sein d’un serveur sécurisé), sous la responsabilité du CMS qui prend toutes les mesures nécessaires pour assurer leur sécurité.

Finalités des traitements des données personnelles

Les traitements des données personnelles des patients collectées au CMS présentent au moins l’une des finalités suivantes :

  • soins et administration des soins ;
  • administration et enregistrement des patients dans le système administratif du CMS ;
  • traitement des plaintes des patients envers les services et soins réalisés par le CMS.

Transfert des données personnelles

catégories suivantes des destinataires ont droit de s’adresser au CMS pour obtenir les données personnelles des patients. Le CMS se réserve le droit de ne pas accéder à cette demande.

Ont accès sur demande :

  • les patients ou leurs représentants légaux sur base de la présentation d’un document justificatif ;
  • les médecins traitants des patients.

Aucun transfert des données personnelles du patient n’est réalisé vers un pays tiers (pays non-reconnu comme fiable dans le cadre du RGPD) sans l’accord préalable du patient.

Les données personnelles sont transférées à son destinataire par l’intermédiaire du site internet du CMS, et plus particulièrement, via la plateforme en ligne https://secure.pacsonweb.com/POW3/Account/Login/CourcellesSCU. Le destinataire doit bénéficier, pour y avoir accès, d’un numéro de référence ou d’un nom d’utilisateur. Il peut également y avoir accès après s’être authentifié au moyen de sa signature électronique.

Procédures de protection

Toutes les mesures techniques et organisationnelles sont prises pour assurer l’exactitude et la pertinence des données personnelles des patients ainsi que pour leur protection contre la perte, les dégâts et l’accès, les modifications ou les transferts non autorisés.

Les mesures précitées sont disponibles sur simple demande formulée auprès du délégué à la protection des données, le Dr Carine MOERMAN.

Durées de conservation

Dans le respect des obligations légales, la durée de conservation des données personnelles du patient, à compte de son dernier traitement, est de :

  • 30 ans pour les données médicales prenant cours le 1er janvier de l’année qui suit la récolte des données par le CMS ;
  • 7 ans prenant cours le 1er janvier de l’année qui suit l’établissement des documents pour les données de facturation et ce, en raison du délai de prescription imposé en la matière.

Si la période de conservation a expiré, les données personnelles sont supprimées dans un délai d’un an prenant cours au terme du délai sauf si la conservation est requise sur base de la loi ou qu’elle est considérée comme importante d’un point de vue médical ou pour la défense des intérêts légitimes du patient ou des successeurs légaux ou encore s’il existe un accord sur la conservation entre le patient et l’institution.

Droit du patient

Le patient ou son représentant légal dispose des droits suivants :

  • donner ou retirer son accord pour le traitement des données personnelles, il est possible cependant que le CMS ne puisse pas retirer toutes les informations, notamment celles qui ont été́ utilisées en vue du respect des obligations légales du CMS ;
  • être informé sur les fins auxquelles les données sont traitées et sur les personnes qui ont accès aux données, ce qui est l’objectif du présent document ;
  • demander quelles informations sont enregistrées et demander des corrections, si certaines informations ne sont pas correctes ;
  • recevoir toutes les informations le concernant qui sont enregistrées sous un format portable et lisible.

Si le patient est d’avis que les dispositions de la présente politique de confidentialité ne sont pas respectées ou qu’il a d’autres raisons de se plaindre pour des faits relatifs à la protection des données personnelles, il peut s’adresser directement au délégué de la protection des données du Centre de Médecine Spécialisée qui envisagera de recourir à une solution à l’amiable. A tout moment, le patient peut également s’adresser auprès de l’Autorité de protection des données (rue de la Presse 35 – 1000 Bruxelles. Tél : +32 2 274 48 00 – email : contact@apd-gba.be).

Rédigé le 17 septembre 2018

 

 

Dr Jean-Noël Parquier

Gérant et responsable du Centre de médecine spécialisée à Courcelles

Dr Carine Moerman

Gérante et responsable du centre de médecine spécialisée à Courcelles