RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données)
INFORMATION AUX PATIENTS CONCERNANT LE TRAITEMENT DE LEURS DONNÉES PERSONNELLES PAR LE CENTRE DE MÉDECINE SPÉCIALISÉE DE COURCELLES
Le Centre de Médecine Spécialisée de Courcelles (CMS) accorde une importance particulière à la protection de la vie privée et au traitement des données personnelles de ses patients, conformément au Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD) ainsi qu'à la législation belge applicable.
La présente politique a pour objectif d'informer les patients, les visiteurs du site internet et toute personne utilisant les services du CMS sur la manière dont leurs données personnelles sont collectées, utilisées, conservées et protégées dans le cadre des activités du Centre.
Responsable du traitement
Le Centre de Médecine Spécialisée de Courcelles est responsable du traitement des données personnelles réalisées dans le cadre de ses activités.
Les personnes agissant au nom du CMS sont :
- Dr Nicolas Brassart
- Dr Boglarka Jozsa
Supervision du traitement des données personnelles
La supervision du traitement des données personnelles est assurée par les gérants du Centre.
Pour toute question relative à la protection des données personnelles, les patients peuvent contacter le CMS à l'adresse suivante :
L'accès aux données personnelles est strictement limité aux professionnels de santé ainsi qu'aux membres du personnel administratif habilités, dans la mesure nécessaire à l'exercice de leurs fonctions.
Les membres du secrétariat peuvent notamment être amenés à assurer la gestion administrative des dossiers, la planification des rendez-vous, la facturation ainsi que la transcription et l'envoi des comptes rendus médicaux.
Chaque collaborateur n'accède qu'aux informations strictement nécessaires à l'exécution de ses missions.
L'ensemble du personnel est soumis au secret professionnel et/ou à une obligation stricte de confidentialité.
Délégué à la protection des données (DPO)
Le Centre de Médecine Spécialisée de Courcelles a désigné un délégué à la protection des données (DPO), conformément aux articles 37 à 39 du Règlement Général sur la Protection des Données.
Le DPO exerce ses missions de manière indépendante. Il informe et conseille le CMS concernant ses obligations en matière de protection des données, contribue au contrôle du respect du RGPD et constitue le point de contact des personnes concernées ainsi que de l'Autorité de protection des données.
Toute question relative au traitement des données personnelles ou à l'exercice des droits prévus par le RGPD peut être adressée directement au DPO :
Dr JOZSA Boglarka
E-mail : cmscourcelles@skynet.be
Personnes concernées et collecte des données
Le traitement des données personnelles concerne principalement les patients du Centre de Médecine Spécialisée de Courcelles.
Les données sont recueillies directement auprès du patient ou de son représentant légal lors notamment :
- de la prise de rendez-vous ;
- de l'accueil au secrétariat ;
- de la réalisation d'un examen médical ;
- du suivi médical ;
- de l'utilisation du formulaire de contact disponible sur le site internet ;
- de l'utilisation des services proposés sur le site internet.
Seules les données strictement nécessaires à la prise en charge médicale, à l'administration des soins et au bon fonctionnement du Centre sont collectées.
Catégories de données traitées
Selon les services utilisés, le CMS peut traiter les catégories de données suivantes :
- Données d'identification :
- nom ;
- prénom ;
- adresse ;
- date de naissance ;
- numéro de téléphone ;
- adresse e-mail.
- Données administratives :
- numéro de registre national lorsque la législation l'autorise ;
- données relatives à la mutuelle ;
- données de facturation ;
- données d'assurance lorsqu'elles sont nécessaires.
- Données médicales :
- prescriptions ;
- antécédents médicaux ;
- résultats d'examens ;
- images médicales ;
- comptes rendus ;
- toute donnée nécessaire à la prise en charge du patient.
- Données communiquées volontairement via le site internet :
- messages envoyés via le formulaire de contact ;
- informations communiquées lors d'une prise de rendez-vous en ligne ;
- messages échangés avec le chatbot.
Base juridique des traitements
Les traitements de données personnelles réalisés par le CMS reposent sur les bases juridiques prévues aux articles 6 et 9 du RGPD, selon la nature des données traitées et les finalités poursuivies.
Traitement des données de santé
Les données relatives à la santé constituent des catégories particulières de données personnelles au sens de l'article 9 du RGPD.
Leur traitement par le CMS est nécessaire aux fins de médecine préventive, de diagnostic médical, de prise en charge sanitaire, de fourniture de soins ou de traitements ainsi que de gestion des services et systèmes de soins de santé, conformément à l'article 9, paragraphe 2, point h), du RGPD et à la législation belge applicable.
Ces données sont traitées par des professionnels de santé ou par des personnes soumises au secret professionnel ou à une obligation légale de confidentialité.
Modalités de conservation des données
Les données sont conservées sous format électronique et, lorsque cela est nécessaire, sous format papier.
Les données électroniques sont hébergées sur des serveurs sécurisés bénéficiant de mesures techniques et organisationnelles destinées à garantir leur confidentialité, leur intégrité et leur disponibilité.
Des sauvegardes régulières sont réalisées afin d'assurer la continuité des activités et la protection des informations médicales.
Finalités des traitements
Les données personnelles sont traitées notamment afin de :
- assurer la prise en charge médicale du patient ;
- organiser les examens et consultations ;
- gérer les rendez-vous ;
- constituer et gérer le dossier médical ;
- réaliser les obligations administratives et comptables ;
- assurer la facturation des prestations ;
- répondre aux demandes transmises via le formulaire de contact ;
- améliorer les services proposés sur le site internet ;
- traiter les réclamations éventuelles ;
- respecter les obligations légales applicables.
Transfert et communication des données personnelles
Les données personnelles ne sont communiquées qu'aux personnes ou organismes autorisés par la législation ou lorsque cela est nécessaire à la prise en charge du patient.
Peuvent notamment avoir accès aux données :
- le patient ou son représentant légal ;
- les médecins traitants et autres professionnels de santé participant à la prise en charge ;
- les organismes assureurs ou autorités lorsque la loi l'impose ;
- les prestataires informatiques agissant pour le compte du CMS dans le respect du RGPD.
La transmission sécurisée des comptes rendus et des images médicales est réalisée via la plateforme PACSonWEB :
https://secure.pacsonweb.com/POW3/Account/Login/CourcellesSCU
Le destinataire doit être autorisé à consulter ces informations et s'authentifier au moyen de ses identifiants ou de sa signature électronique lorsque cela est requis.
La prise de rendez-vous en ligne est assurée via la plateforme sécurisée Mobminder. Les données nécessaires à l'organisation du rendez-vous sont traitées conformément aux règles de confidentialité applicables à cette plateforme.
Aucun transfert de données personnelles vers un pays situé en dehors de l'Espace économique européen n'est réalisé sans respecter les garanties prévues par le RGPD.
Formulaire de contact et chatbot
Le site internet du Centre de Médecine Spécialisée de Courcelles met à disposition un formulaire de contact ainsi qu'un assistant conversationnel (chatbot) destinés à faciliter les échanges avec les patients et les visiteurs.
Les informations communiquées via le formulaire de contact sont utilisées exclusivement afin de répondre à la demande formulée et ne sont accessibles qu'aux membres du personnel habilités.
Les conversations échangées avec le chatbot peuvent être enregistrées afin d'améliorer la qualité des réponses, de corriger d'éventuels dysfonctionnements et d'assurer l'amélioration continue du service proposé par le CMS.
Les conversations enregistrées ne sont consultées que par des membres du personnel du Centre de Médecine Spécialisée de Courcelles expressément habilités et soumis au secret professionnel ou à une obligation stricte de confidentialité.
Les utilisateurs sont invités à ne communiquer, via le chatbot, que les informations strictement nécessaires au traitement de leur demande et à éviter toute transmission d'informations médicales sensibles lorsqu'elles ne sont pas indispensables.
Mesures de sécurité
Le CMS met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin d'assurer la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité des données personnelles qu'il traite.
Ces mesures comprennent notamment :
- la limitation des accès aux seules personnes autorisées ;
- l'authentification des utilisateurs ;
- des sauvegardes régulières des données ;
- la sécurisation des serveurs et des postes de travail ;
- la protection contre les accès non autorisés, la perte, l'altération ou la divulgation des données.
Ces mesures sont régulièrement adaptées en fonction de l'évolution des technologies, des risques et des exigences légales.
Durée de conservation des données
Les données personnelles sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités poursuivies ainsi qu'au respect des obligations légales applicables.
- Les données médicales sont conservées pendant une durée minimale de 30 ans, conformément à la législation belge applicable.
- Les documents comptables et de facturation sont conservés pendant 7 ans conformément aux obligations fiscales et comptables.
- Les données issues du formulaire de contact ou du chatbot sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire au traitement de la demande ou à l'amélioration du service, puis supprimées ou anonymisées lorsqu'elles ne présentent plus d'utilité.
Lorsque la durée de conservation est expirée, les données sont supprimées ou anonymisées, sauf lorsqu'une disposition légale impose leur conservation ou lorsqu'elles demeurent nécessaires à la défense des droits du CMS ou du patient.
Droits des patients
Conformément au RGPD, toute personne concernée dispose notamment des droits suivants :
- d'obtenir des informations sur les traitements réalisés concernant ses données personnelles ;
- d'accéder à ses données personnelles ;
- de demander la rectification de données inexactes ou incomplètes ;
- de demander, lorsque les conditions légales sont réunies, l'effacement de certaines données ;
- de demander la limitation du traitement dans les cas prévus par la réglementation ;
- de recevoir les données fournies dans un format structuré lorsque ce droit est applicable ;
- de retirer son consentement lorsqu'un traitement repose sur celui-ci, sans que cela ne remette en cause la licéité des traitements déjà effectués ;
- d'introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données.
L'exercice de certains droits peut toutefois être limité lorsque le traitement est nécessaire au respect d'une obligation légale, à la continuité des soins ou à la conservation obligatoire du dossier médical.
Exercice des droits
Toute demande relative au traitement des données personnelles peut être adressée au Centre de Médecine Spécialisée de Courcelles à l'adresse suivante :
Le CMS mettra tout en œuvre afin de répondre à la demande dans les délais prévus par le Règlement Général sur la Protection des Données.
Autorité de contrôle
Si un patient estime que le traitement de ses données personnelles n'est pas conforme à la réglementation applicable, il peut introduire une réclamation auprès de :
Autorité de protection des données
Rue de la Presse 35
1000 Bruxelles
Tél. : +32 (0)2 274 48 00
E-mail : contact@apd-gba.be
Site internet : www.autoriteprotectiondonnees.be
Modification de la présente politique
La présente politique de protection des données peut être adaptée à tout moment afin de tenir compte de l'évolution de la législation, des recommandations des autorités compétentes ou des services proposés par le Centre de Médecine Spécialisée de Courcelles.
La version publiée sur le site internet est la version en vigueur.
Rédigé le 17 septembre 2018
Dernière mise à jour : 13/07/2026